CAPITULO I – OBJETO
El presente Manual de Políticas para el Tratamiento y la Protección de Datos Personales ha sido expedido por OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S., sociedad comercial, legalmente constituida mediante documento privado de fecha 19 de septiembre del año 2015, inscrita el 21 de septiembre de 2015 bajo el número 02021113 del Libro IX, e identificada con Matricula Mercantil Nº 02617052 y con NIT Número 900.893.073-3, con domicilio en la Calle 75ª No. 61 – 06 de la ciudad de Bogotá D.C. – Colombia tal y como consta en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá D.C., con el objeto de dar estricto cumplimiento a los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes y aplicables a la materia.
CAPITULO II – ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones contenidas en el presente Manual, se deberán aplicar a todo tratamiento de datos calificados por la normatividad colombiana como de carácter “personal” y “sensible”, salvo las excepciones expresamente establecidas en la Ley.
CAPITULO III – PRINCIPIOS GENERALES
OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. asegura y se compromete a que los derechos a la intimidad, la privacidad, el buen nombre, el Hábeas Data y la buena imagen, se respetarán y resguardarán en la ejecución de todas sus actuaciones, especialmente las que tienen que ver con su objeto social y con el giro ordinario de sus negocios, para lo cual, establece los siguientes principios:
PRINCIPIO DE BUENA FE: OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. desarrolla todas sus actuaciones de Buena Fe, e igualmente, la presume sin excepción alguna, respecto de todas las personas naturales o jurídicas de carácter nacional o extranjero, públicas o privadas, que le hagan entrega, permitan o pongan en su conocimiento, datos personales y sensibles propios o de terceros para su almacenamiento, utilización, reproducción, envío o cualquier otra actividad relacionada directa o indirectamente con su tratamiento.
PRINCIPIO DE LEGALIDAD: Cuando OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. almacene, recolecte, utilice, envíe o ejecute alguna otra actividad relacionada con el tratamiento de datos personales y sensibles, dará cumplimiento a la normatividad vigente que regule la materia, salvo los casos expresamente contemplados en la ley o por la jurisprudencia aplicable.
PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Cuando OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. su representante legal, trabajadores, abogados, colaboradores, contratistas y representantes intervengan en el tratamiento de datos personales y sensibles que no tengan la naturaleza de públicos, deberán garantizar la reserva de la información personal y sensible, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores y actividades que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales y sensibles cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley.
Igualmente, OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. respetará y resguardará la información confidencial, el secreto empresarial, los datos restringidos, los datos personales, los datos sensibles, la propiedad intelectual, los derechos de autor y la propiedad industrial, propia y de terceros, conforme a lo establecido en las leyes vigentes y tratados internacionales debidamente ratificados por el Estado colombiano, cumpliéndose en todo 1 de 8 momento, con los procedimientos y protocolos establecidos por la compañía para dar cabal cumplimiento con dichos fines.
PRINCIPIO DE INTEGRIDAD: Se deberán cumplir con los procedimientos establecidos por la ley aplicable y por OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S., para resguardar de manera fidedigna e inequívoca, la integridad de toda la información referente a datos personales, datos sensibles y demás información que lo requiera.
PRINCIPIO DE DISPONIBILIDAD: Se garantizará en todo momento a los titulares de la información personal y sensible y a las autoridades, de acuerdo con los términos y condiciones estipuladas en las leyes vigentes y aplicables, la disponibilidad de todos los datos personales y sensibles que sean objeto de tratamiento por parte de OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S.
PRINCIPIO DE SEGURIDAD: Toda actividad relacionada con el tratamiento de datos personales, sensibles o similares, deberá efectuarse bajo las medidas de seguridad humanas, técnicas, administrativas, físicas y lógicas que ofrezcan los procedimientos, políticas, medios y mecanismos establecidos para tales efectos por OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. para otorgar seguridad a los datos personales y sensibles, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. garantizará a los titulares de la información personal y sensible, al igual que a las autoridades nacionales, que su tratamiento se sujetará a los límites que se deriven de la naturaleza de los datos personales y sensibles, conforme a la Constitución Política de Colombia y a la normatividad vigente y aplicable.
PRINCIPIO DE CALIDAD O VERACIDAD EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y SENSIBLES: La información personal y sensible sujeta a tratamiento por parte OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, sobre todo, en los casos en los que los titulares de dicha información, soliciten conocer, acceder, actualizar y rectificar sus datos personales y sensibles.
PRINCIPIO DE CONFIANZA: Se deberá velar de manera continua, por el correcto cumplimiento de los principios y disposiciones que forman parte del presente manual, con el fin de generar la debida confianza a las autoridades y a los titulares de la información personal y sensible tratada por OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S., respectivamente.
PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento de datos personales y sensibles deberá obedecer a una finalidad legitima, que en todos los casos deberá estar dentro del marco de la Constitución Política de Colombia, la ley, la moral y las buenas costumbres, la cual, siempre se informará a su titular.
PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento de datos personales y sensibles que realice OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. sólo podrá ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el Tratamiento de datos personales y sensibles que realice OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. deberá garantizarse el derecho del Titular a obtener de OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Nota remisoria: Harán parte integrante del presente capítulo, los Principios establecidos en el Artículo 4º, Título II, de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012.
CAPITULO IV – DEFINICIONES
Para efectos de una correcta interpretación y aplicación del presente manual, se tienen como definiciones las siguientes, conforme a lo prescrito en la normatividad vigente, especialmente con lo preceptuado en el Artículo 3º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012:
4.1.) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales y sensibles.
4.2.) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4.3.) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4.4.) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
4.5.) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
4.6.) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
4.7.) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
CAPITULO V – DATOS SENSIBLES Y SU TRATAMIENTO
Recogiendo lo preceptuado por los Artículos 5º y 6º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se deberán tener como datos sensibles y su tratamiento, los siguientes:
5.1.) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
5.2.) Tratamiento de datos sensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
5.2.1.) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
5.2.3.) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
5.2.4.) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5.2.5.) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
CAPITULO VI – AUTORIZACIÓN DEL TITULAR Y CASOS EN LOS QUE NO ES NECESARIA DICHA AUTORIZACIÓN
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se requiere la autorización previa e 3 de 8 informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. (Artículo 9º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012)
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
6.1.) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
6.2.) Datos de naturaleza pública.
6.3.) Casos de urgencia médica o sanitaria.
6.4.) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
6.5.) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley.
CAPITULO VII – DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
De acuerdo a lo estipulado en el Artículo 7º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, en el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
CAPITULO VIII – DERECHOS DEL TITULAR Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
De conformidad con lo establecido en el Artículo 8º de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, se establecen los siguientes derechos para los titulares de los datos personales:
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
8.1.) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
8.2.) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en la ley.
8.3.) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
8.4.) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley vigente y aplicable.
8.5.) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución Política de Colombia.
8.6.) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
CAPITULO IX – DEBERES DE OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE 4 de 8 DATOS PERSONALES
Conforme a lo prescrito en el Artículo 17º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. cuando desarrolle actividades como Responsable del Tratamiento de datos personales, deberá cumplir los siguientes deberes:
9.1.) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
9.2.) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
9.3.) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
9.4.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
9.5.) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
9.6.) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
9.7.) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
9.8.) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9.9.) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
9.10.) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
9.11.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
9.12.) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
9.13.) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
9.14.) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
9.15.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPITULO X – DEBERES DE OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Recogiendo lo establecido en el Artículo 18º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, cuando OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. actúe en calidad de encargado del tratamiento de datos personales deberá:
10.1.) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 5 de 8
10.2.) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
10.3.) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.
10.4.) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
10.5.) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley.
10.6.) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
10.7.) Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la ley.
10.8.) Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
10.9.) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10.10.) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
10.11.) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10.12.) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
PARÁGRAFO: En el evento en que concurran en OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. las calidades del Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento, OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. deberá cumplir con los deberes previstos para cada uno.
CAPITULO XI – SUMINISTRO DE INFORMACIÓN
La información solicitada podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos. (Artículo 11º de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012)
CAPITULO XII – DEBER DE OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. DE INFORMAR AL TÍTULAR
De acuerdo a lo establecido en el Artículo 12º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, cuando OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. sea el Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:
12.1.) El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
12.2.) El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
12.3.) Los derechos que le asisten como Titular.
12.4.) La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento. 6 de 8
Parágrafo. OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. deberá conservar prueba del cumplimiento de lo previsto en el presente capítulo y, cuando el Titular lo solicite, entregarle copia de esta.
CAPITULO XIII – PERSONAS A LAS QUE OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN QUE CONTENGA DATOS PERSONALES
Conforme a lo preceptuado en el Artículo 13º de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. podrá suministrarle información personal a sus Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, a las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, a los terceros autorizados por el Titular o por la ley.
Nota: OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. se reserva el derecho que le asiste para determinar y clasificar en sus bases de datos, la información que de acuerdo a las leyes vigentes sea considerada como de carácter confidencial, secreto empresarial, secreto industrial o similar.
CAPITULO XIV – REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS
OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. desarrollará las actividades necesarias tendientes al fiel cumplimiento de la normatividad vigente, correspondiente al Registro Nacional de Bases de Datos, cuando sea necesario legalmente.
CAPITULO XV – AVISOS DE PRIVACIDAD
15.1.) Conforme a lo preceptuado en el Artículo 3º Numeral 1º del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, se deberá entender por aviso de privacidad: “Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.”
15.2.) Mediante estos avisos de privacidad, OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. pondrá en conocimiento de los titulares su razón social, datos de contacto, el tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo, los derechos que le asisten al titular, los mecanismos dispuestos por OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. para que el titular conozca el presente manual y los cambios sustanciales que se produzcan en él o en el aviso de privacidad correspondiente. En todos los casos OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. informará al titular de la información personal como acceder o consultar este manual, entre otros asuntos relacionados; dichos avisos podrán ser emitidos a través de medios físicos, electrónicos o a través de cualquier otra forma autorizada por la ley.
CAPITULO XVI – MEDIDAS DE SEGURIDAD GENERALES Y SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN
OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. en cumplimiento a lo dispuesto por los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto1074 de 2015 y demás normas concordantes y aplicables a la materia, tomará las medidas de seguridad física, lógica, técnicas y respecto del recurso humano, necesarias para asegurar el buen manejo de los datos personales.
CAPITULO XVII – TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES A TERCEROS PAISES
Para efectos de la Transferencia y Transmisión de Datos Personales a Terceros Países, se aplicará lo dispuesto en el Artículo 26 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Artículos 24 y 25 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas vigentes y aplicables a este asunto en particular.
CAPITULO XVIII – PROCEDIMIENTOS PARA RECLAMOS
Conforme a lo preceptuado en el Artículo 15º de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el presente manual y la ley, podrán presentar un reclamo ante OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
18.1.) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el caso de que OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
18.2.) Una vez recibido por parte de OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. el reclamo completo, se incluirá en su base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
18.3.) El término máximo para atender el reclamo por parte de OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CAPITULO XIX – PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS
Conforme a lo preceptuado en el Artículo 14º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S., quien deberá suministrar a estos, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S., siempre y cuando se pueda mantener prueba de esta. La consulta será atendida por OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
CAPITULO XX – FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS DE OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S.
| BASES DE DATOS | FINALIDAD |
|---|---|
|
EMPLEADOS |
Gestión contable, fiscal y administrativa para proveedores. |
|
PROVEEDORES |
Gestión contable, fiscal y administrativa para proveedores. |
|
CLIENTES |
Gestión contable, fiscal y administrativa para todo tipo de clientes. |
CAPITULO XXI – CANALES PARA PRESENTAR CONSULTAS, RECLAMOS Y OBTENER INFORMACIÓN
Conforme a lo preceptuado en los Artículos 14º y 15º de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, cuando los Titulares o sus causahabientes deseen presentar ante OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. consultas y reclamos de los que tratan los capítulos XVIII y XIX del presente manual, u obtener información, podrán utilizar los siguientes canales que OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S. ha dispuesto para ello: 21.1.) Dirigiendo comunicación escrita a la Calle 75ª No. 61 – 06 de la ciudad de Bogotá D.C. – Colombia.
21.2.) Remitiendo un correo electrónico a: admon@omegatec.com.co
21.3.) O comunicándose a los siguientes teléfonos: 3003312258, 3125355414, 3134057072
En cumplimiento a los Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, a lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Decreto1074 de 2015 y demás normas concordantes y aplicables a la materia, se emite el presente Manual de Políticas de Protección de Datos Personales, a los un (1) días del mes de febrero de 2025.
DAISSY CASTRO CASTRO
Representante Legal
OMEGA TECHNOLOGIES S.A.S.
NIT. 900.893.073-3